Mit Wirkung zum 01.01.2007 hat der Gesetzgeber ausdrücklich vorgeschrieben, dass alle Unternehmen so genannte Pflichtangaben auf ihren Geschäftsbriefen machen müssen. Zu den Geschäftsbriefen zählen dabei neben der regulären Korrespondenz auch Rechnungen und Auftrags- bzw. Bestellformulare. An welcher Stelle innerhalb der E-Mail die Angaben gemacht werden, ist nicht vorgegeben. Da einige Unternehmen relativ umfangreiche Pflichtangaben machen müssen, empfiehlt es sich, diese Informationen am Ende der Mail bei den üblichen Kontaktdaten (Name und Anschrift des Absenders etc.) anzuhängen.

Welche Angaben zu machen sind, hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab. Im Wesentlichen sind dabei folgende Fälle zu unterscheiden:

• Einzelunternehmer
  Anzugeben sind:
  - Familienname
  - mindestens ein ausgeschriebener Vorname
• Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)
  Anzugeben sind:
  - mindestens ein ausgeschriebener Vorname sowie der Familienname jedes Gesellschafters
• Im Handelsregister eingetragener Kaufmann
  Abzugeben sind (in der Form, in welcher diese Angaben auch im Handelsregister erscheinen):
  - Firma
  - Rechtsformbezeichnung (z. B. „e. K.“)
  - Ort der Handelsniederlassung
  - Registergericht (z. B. Amtsgericht Oldenburg)
  - Nummer der Registereintragung (z. B. HRA 2531)
• Offene Handelsgesellschaft (oHG)
  Anzugeben sind (in der Form, in welcher diese Angaben auch im Handelsregister erscheinen):
  - Firma
  - Rechtsformbezeichnung (z. B. „offene Handelsgesellschaft“, „oHG“)
  - Sitz der Gesellschaft
  - Registergericht (z. B. Amtsgericht Oldenburg)
  - Nummer der Registereintragung (z. B. HRA 2531)
• Kommanditgesellschaft (KG)
  Anzugeben sind (in der Form, in welcher diese Angaben auch im Handelsregister erscheinen):
  - Firma
  - Rechtsformbezeichnung (z. B. „Kommanditgesellschaft“, „KG“)
  - Sitz der Gesellschaft
  - Registergericht (z. B. Amtsgericht Oldenburg)
  - Nummer der Registereintragung (z. B. „HRA 2531“)
• GmbH
  Anzugeben sind (in der Form, in welcher diese Angaben auch im Handelsregister erscheinen):
  - Firma
  - Rechtsform (z. B. „GmbH“)
  - Sitz der Gesellschaft
  - Registergericht (z. B. Amtsgericht Oldenburg)
  - Nummer der Registereintragung (z. B. „HRB 3365“)
  - Vor- und Zunamen aller Geschäftsführer
  - Vor- und Zuname des Vorsitzenden des Aufsichtsrates (nur, wenn ein Aufsichtsrat eingerichtet ist)
• GmbH & Co. KG
  Hier müssen die Pflichtangaben sowohl für die GmbH als auch für die KG nach den oben beschriebenen Vorgaben aufgeführt werden. Es reicht nicht aus, nur die Angaben für die KG zu machen.
• Aktiengesellschaft (AG):
  Anzugeben sind (in der Form, in welcher diese Angaben auch im Handelsregister erscheinen):
  - Firma
  - Rechtsform (z. B. „AG“)
  - Sitz der Gesellschaft
  - Registergericht (z. B. Amtsgericht Oldenburg)
  - Nummer der Registereintragung (z. B. „HRB 3365“)
  - Vor- und Zunamen aller Vorstandsmitglieder (zusätzlich muss gekennzeichnet werden, wer Vorstandsvorsitzender ist)
  - Vor- und Zuname des Vorsitzenden des Aufsichtsrates