Das Auswärtige Amt weist deutsche Unternehmen, die ausländische Geschäftspartner einladen wollen, darauf hin, dass diese ein Original-Einladungsschreiben des deutschen Unternehmens benötigen.

Das Einladungsschreiben sollte auf offiziellem Briefbogen mit Firmenkopf erstellt werden. Angegeben sein sollten die persönlichen Daten des Eingeladenen sowie ggf. Angaben zur Unterkunft des Antragstellers und weitere Einzelheiten zum geplanten Aufenthalt. Konkrete Angaben über den tatsächlichen Geschäftszweck sollten genauso gemacht werden wie die exakte Dauer der Reise und die Reisedaten.

In den Fällen, in denen der Eingeladene nicht in der Lage ist, seinen Aufenthalt mit eigenen Mitteln zu finanzieren, können sich die Einladenden darüber hinaus verpflichten, für alle auf Grund des Aufenthalts des ausländischen Gastes in Deutschland entstehenden Kosten, einschließlich der Kosten für eventuelle Krankenbehandlung und Rückführung in das Heimatland, aufzukommen.

Grundsätzlich ist diese Erklärung auf einem bundeseinheitlichem Vordruck abzugeben. Die Abgabe einer solchen förmlichen Verpflichtungserklärung nach §§ 66 ff. Aufenthaltsgesetz kann bei der für Ihren Wohnort zuständigen Ausländerbehörde erfolgen; diese hat auch die für das jeweilige Bundesland gültigen Formularsätze.

Nach Absprache mit der zuständigen deutschen Auslandsvertretung kann die Erklärung zur Übernahme dieser Kosten in Ausnahmefällen ebenfalls im Rahmen der schriftlichen Einladung erfolgen.

Einladungen sind unbedingt im Original bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung vorzulegen.

Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) steht im engen Kontakt mit dem Auswärtigen Amt – auch bezüglich der Visa-Erteilung für Geschäftsreisen nach Deutschland. Dabei ist darauf hinzuweisen, dass die deutschen Konsulate in der Regel dann Visa für Geschäftsreisen zügig bearbeiten, wenn alle erforderlichen Informationen vorliegen. Dazu gehört auch eine Bestätigung der IHK, dass das einladende deutsche Unternehmen existiert.